Vi på Väsby Ridskola/Ridklubb vill att du som medlem ska känna dig trygg med vår hantering av dina personuppgifter. Här förklarar vi hur vi behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har.
Lagring, registrering och behandling av dina personuppgifter, till exempel namn, adress, e-postadress eller telefonnummer ska alltid överensstämma med dataskyddsförordningen och vara i enlighet med svensk lagstiftning.
Dataskyddsförordningen är till för att skydda grundläggande rättigheter och friheter, särskilt enskildas rätt till skydd av sina personuppgifter. Dataskyddsförordningen gäller i hela EU. Det finns även andra svenska lagar på dataskyddsområdet som har kommit till för att skydda enskilda medborgares personliga integritet tex Peronuppgiftslagen och Kameraövervakningslagen.
IMY (Integritetsskyddsmyndigheten) är den tillsynsmyndighet som övervaka att alla grundläggande fri- och rättigheter skyddas vid behandling av personuppgifter. På IMYs hemsida kan du hitta bra information om gällande lagstiftning samt vilka rättigheter och skyldigheter som gäller avseende skydd av personuppgifter.
Vilka personuppgifter registrerar vi?
- Namn
- Personnummer
- Adress (gatuadress, postnummer och postort)
- Telefon-/mobilnummer
- E-postadress
- Bilder/filmer från verksamheten där enskilda personer kan synas
För minderåriga så är det målmans telefon-/mobilnummer samt e-postadress som registreras.
Samtliga personuppgifter som lämnas till oss registreras i vårt medlemsregister (ej bilder/filmer). För vårt medlemsregister använder vi oss av riksidrottsförbundets verksamhetssystem för idrottsföreningar, IdrottOnline. Enbart av föreningen utsedda personer har behörighet till medlemsregistret och kan se registrerade personuppgifter.
Förutom att uppgifterna ligger till grund för vårt medlemsregister så används de även till följande:
- Namn används för närvaroregistrering vid ridlektioner och kurser
- Namn och personnummer, tillsammans med närvaro registreringen, används för att söka statliga och kommunala bidrag för vår ungdomsverksamhet enligt de regler som gäller för respektive bidragssystem.
- Adress, telefon och e-postadress används för personlig kontakt med dig i frågor som rör ditt enskilda medlemskap och ditt deltagande som ridelev i vår verksamhet.
- E-postadress används även för att skicka nyhetsbrev och annan allmän information som rör vår verksamhet.
- Bilder användes i första hand på våra sociala medier (Facebok, Instagram). Inga bilder på enskilda personer publiceras utan samtycke. Vissa undantag görs för bilder som allmänt visar upp vår verksamhet utan att enskilda personer lyfts fram.
Vilka delar vi personuppgifter med?
IdrottOnline är det primära system som vi använder för lagring, registrering och behandling av dina personuppgifter men där utöver använder vi även nedanstående system för behandling av vissa personuppgifter.
Loopia
Loopia är vår internetleverantör för hemsidan www.vasbyridklubb.se och vår e-post @vasbyridklubb.se.
På Loopias e-postserver lagrar i vår e-post mailkorrenspondens, knutna till vår kommunikation med våra ridelever, närstående och presumtiva ridelever. Detta gör vi för att underlätta vår relation samt möjligheten att informera om verksamheten. Vi vill i minsta möjliga mån spara persondata på vår e-post server, men spar viss data för att underlätta vår relation.
På vår hemsida publiceras namn i form av start-/resultatlistor i samband med klubbtävlingar. Här finns även namn och kontaktuppgifter (telefon/e-postadress) till anställda, förtroendevalda och medlemmar som har särskilda uppdrag i föreningen.
Social media och anslagstavlor
Även på sociala media (tex Facebook och Instagram) samt på anslagstavlor runt ridanläggningen publiceras namn i form av start-/resultatlistor i samband med klubbtävlingar
Ridskolans mobiltelefon (070-6610228)
På ridskolan mobila kontorstelefon sparas SMS-meddelanden samt telefonnummer både för medlemmar och andra personer/verksamheter som söker kontakt.
Visma
Vi använder Vismas system bland annat för fakturering.
Vi för över personuppgifter som namn, postnummer, postadress samt e-postadress till vårt konto i Visma och detta ligger till grund för fakturering av medlemsavgifter, ridavgifter, avgifter för kurser mm
I det fall vi behöver ställa kravbrev till enskilda medlemmar så kan även personnummer behöva föras över.
ApN
ApN är kommunens system för ansökning av föreningsbidrag
Till ApN överförs namn och personnummer på de personer som ligger till grund för ansökan av grund- och aktivitetsbidrag (gäller ungdomsverksamheten)
Kommunens föreningsregister
Till kommunens föreningsregister för vi över namn och kontaktuppgifter för föreningens styrelse och andra personer i verksamheten som kommunen kan behöva komma i kontakt med.
Vilken laglig grund har vi för personuppgiftsbehandling?
Genom att vara medlem i ridklubben så accepterar du att vi registrerar och hanterar de personuppgifter som är nödvändiga för vår verksamhet (se lista på personuppgifter ovan).
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifter i vårt medlemsregister raderas när du upphör att vara medlem i Väsby Ridklubb. Det samma gäller personuppgifter som vi delat med andra system med vissa undantag.
- I vårt ekonomisystem sparas e-postadress och underlag för fakturor som vi skickat till dig enligt de regler som gäller för underlag till bokföring.
- E-post på vår e-postserver kommer finnas kvar så länge som vi har ett pågående korrespondens med dig och längre om behov av uppföljning finns.
Vi genomföra en bedömning årsvis om ändamålet med lagring, registrering och behandlingen av personuppgifterna kvarstår. Om inte ändamålen med behandlingen av personuppgifterna kvarstår kommer uppgifterna att raderas.
Vilka rättigheter har du?
Du som är registrerad i Väsby Ridskola Ridklubb har flera rättigheter som du bör känna till.
- Du har rätt att få ett registerutdrag avseende dina personuppgifter.
- Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.
Vi ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som vi har registrerade/lagrade.
Om du har en e-postadress registrerad i vårt medlemsregister så kan du få inloggningsuppgifter till dina registrerade personuppgifter på IdrottOnline. Där kan du även ändra visa personuppgifter om de är felaktiga.
I vissa situationer har du rätt till omedelbar radering av dina personuppgifter
Läs mer om vilka dessa situationer är på Integrationsmyndighetens hemsida vi via denna länk
Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling.
Kontakta Väsby Ridskolas ridskolechef Anna Ågren för att utöva dina rättigheter.
Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Integritetsmyndigheten, besök www.imy.se
Kontaktuppgifter
Vill du veta mer om hur vi behandlar dina personuppgifter så kan du kontakta oss på:
Väsby Ridskola
Runsavägen 301
Sättra Gård
194 91 UPPLANDS VÄSBY
E-post Väsby ridklubbs styrelse: styrelsen-vasby.ridklubb@outlook.com
E-post ridskolechef Anna Ågren: anna.agren@vasbyridklubb.se
Mobilnummer: 070-661 02 28
Fastställd av Väsby Ridklubbs styrelse 2025-01-09